6 Hal Yang Harus Diperhatikan Dalam “Memilih Room Meeting Hotel”

Untuk kamu yang bekerja diperusahaan atau sebuah lembaga, kegiatan meeting dihotel tentu sudah kembali rutin dilaksanakan. Artikel ini sangat cocok untuk kamu karena artikel ini akan membahas mengenai hal yang harus dipertimbangkan dalam memilih ruang meeting di hotel. berikut beberapa hal yang harus dipertimbangkan sebelum kamu melakukan reservasi ruang meeting di hotel.

1. Ukuran dan Kapasitas Ruang Peretemuan

Hal pertama yang perlu kamu perhatikan adalah terkait ukuran dan kapasitas ruangan. kamu perlu memastikan ukuran dan kapasitas ruangan sesuai dengan kegiatan rapat yang akan dilaksanakan. Sebagai contoh, ruangan yang berukuran 24 meter pesegi dikalikan dengan 8 meter persegi tidak disesuai untuk menampung 600 peserta meeting.

2. Lokasi Hotel

Kedua, kamu perlu memastikan bahwa hotel memiliki lokasi strategis agar meningkatkan kemungkinan peserta meeting untuk hadir. Sebaliknya, lokasi meeting yang tidak strategis akan mengurangi kemungkinan peserta meeting untuk hadir. Sebagai contoh, hotel memiliki lokasi strategis yaitu dekat dengan bandara sehingga sesuai peserta yang berasal dari luar pulau jawa.

3. Fasilitas Ruang Pertemuan

Berikutnya, kamu perlu memastikan bahwa ruangan memiliki fasilitas teknis yang lengkap terutamanya peralatan presentasi, proyektor, layar, mikrofon, dan koneksi internet yang andal. Selain itu, kamu perlu memastikan juga hotel memiliki fasilitas pendukung yang lengkap seperti restoran, coffee shop dan lainnya.

4. Lahan Parkir Hotel

Lahan parkir hotel yang luas menjadi hal yang penting untuk diperhatikan karena akan membuat kenyamanan peserta kegiatan meeting semakin meningkat. Oleh karena itu, kamu perlu memastikan bahwa hotel memiliki lahan parkir yang luasnya cukup untuk menampung kendaraan dari peserta meeting untuk parkir.

5. Biaya Ruang Meeting

Selanjutnya, kamu perlu mengatur anggaran yang dimiliki secara teliti. Sebaiknya, kamu memilih hotel yang menawarkan paket meeting dengan fasilitas termasuk makan dan cemilan supaya biaya yang dikeluarkan efisien dan lebih hemat.

6. Kebijakan Pembatalan

Terakhir, pastikan anda memahami semua persyaratan yang ada pada surat kontrak dan kebijakan pembatalan sebelum anda memberikan tanda tangan. Hal ini akan membantu Anda menghindari masalah di masa depan. Sebagai contoh, anda perlu memperhatikan terkait berapa presentase uang yang bisa dikembalikan pihak hotel jika keadaannya anda sudah membayar penuh dan tiba – tiba acara dibatalkan 10 hari sebelum tanggal pelaksanaan.